immsastra

TUNTUNAN DISKUSI DAN PERSIDANGAN

Pendahuluan

Diskusi berasal dari kata discusio yang berarti memeriksa, menelaah, memperbincangkan dan membahas. Dalam kehidupan sehari-hari diskusi berarti pertukaran pikiran secara serius, mendalam dan ilmiah mengenai suatu persoalan tertentu. Diskusi tidak selalu bertujuan memperoleh jawaban faktual (benar dan tidak benar) tetapi yang dipentingkan serangkaian jawaban yang memiliki pertimbangan yang mendalam dan luas. Pertukaran pikiran yang berorientasi pengambilan keputusan dikenal dengan istilah sidang. Baik diskusi maupun persidangan merupakan bentuk kongkrit musyawarah.

Musyawarah adalah salah satu konsep kunci dalam Al-Qur’an yang harus dilaksanakan terutama untuk persoalan-persoalan yang menyangkut kepentingan orang banyak. Musyawarah sering dilakukan Nabi Muhammad SAW bersama para sahabatnya untuk memutuskan berbagai perkara penting. Sebagai pemimpin sebenarnya Nabi memiliki peluang memaksakan pendapat terhadap umatnya tetapi hal itu tidak dilakukan bahkan dalam beberapa peristiwa beliau lebih mengedepankan pendapat para sahabat dibanding pendapatnya sendiri.

Diskusi dan persidangan banyak memberi manfaat terutama kepada individu-individu yang melakukannya. Pemikiran-pemikiran yang dihasilkan dalam diskusi lebih jelas dan mendalam dibanding pemikiran individual. Diskusi sekaligus menjadi media sosialisasi gagasan. Bagi mereka yang sering terlibat dalam diskusi akan cakap mengemukakan pendapat secara argumentatif.

Keputusan yang dihasilkan dari sebuah persidangan lebih mudah dilaksanakan karena setiap orang merasa turut bertanggungjawab atas keputusan yang diambil. Selain itu keputusan sidang merupakan kompromi optimal dari berbagai pihak sehingga mengurangi ketidakpuasan pihak tertentu.

Jenis Jenis Diskusi

1. Diskusi Panel

Diskusi panel adalah sebuah forum yang membahas persoalan secara luas, ilmiah dan mendalam untuk meningkatkan pemahaman kita terhadap persoalan yang bersangkutan. Diskusi sering diselenggarakan untuk mempublikasikan isyu-isyu tertentu. Prasaran yang dikemukakan merupakan hasil penelitian lapangan, penelitian pustaka atau hasil pemikiran. Panelis dapat berupa team ataupun individu.

2. Seminar

Seminar adalah forum yang diselenggarakan untuk membahas satu persoalan tertentu dari berbagai sudut pandang dalam rangka mendapatkan pernyataan-pernyataan ilmiah mengenai persoalan yang bersang-kutan. Seminar terdiri dari beberapa sessi yang masing-masing meninjau persoalan dari sudut tertentu. Dapat pula dikatakan bahwa seminar adalah diskusi panel yang diperluas. Sebagai contoh, sebelum pemerintah memba-ngun rumah susun terlebih dahulu diselenggarakan sebuah seminar mengenai dampak-dampak yang mungkin muncul ditinjau dari berbagai aspek seperti aspek sosial, budaya, ekonomi, politik, psikologi dan sebagainya.

3. Lokakarya (Workshop)

Hasil-hasil seminar dan diskusi biasanya berupa pernyataan-pernyataan umum yang perlu diterjemahkan lebih lanjut ke dalam bahasa operasional sebelum dilaksanakan. Lokakarya adalah tempatnya.

4. Simposium

Simposium adalah forum yang bertujuan menginventarisasi berbagai persoalan yang muncul atau diperkirakan akan muncul dalam melaksanakan sebuah kebijakan. Simposium dihadiri pihak-pihak yang terkait dengan kebijakan. Sebagai contoh dalam Simposium pembangunan rumah susun dihadiri Pemda, masyarakat, developer dan sebagainya. Persoalan-persoalan yang telah muncul di lapangan diselesaikan dalam forum ini.

5. Sarasehan

Sarasehan adalah suatu bentuk diskusi untuk membahas persoalan-persoalan organisasi secara santai dan kekeluargaan. Sarasehan lebih dimaksudkan untuk memupuk saling pengertian di antara sesama anggota organisasi. Oleh karena itu sarasehan lebih banyak dilaksanakan oleh organisasi-organisasi yang sedang memiliki banyak persoalan.

Jenis Jenis Persidangan

1) Ditinjau dari sudut pesertanya

a) sidang pleno dan

Sidang pleno dihadiri seluruh peserta termasuk undangan dan peninjau. Sidang pleno diselenggarakan untuk membicarakan persoalan penting organisasi atau untuk mensyahkan hasil-hasil sidang komisi.

b) sidang komisi.

Komisi dibentuk untuk mempertajam pembahasan, yang tidak mungkin tercapai dalam sebuah forum yang besar dan dengan tingkat pengeta­huan peserta yang beragam. Komisi bisa dipecah lagi menjadi sub-sub komisi.

2) Ditinjau dari sudut keputusan

Terdapat beberapa macam sidang sesuai dengan wewenang, tingkat dan skup wilayah yang dibawahinya. Dari sudut ini dikenal ada yang disebut kongres, konferensi, musyawarah, dll. Setiap organisasi sering menggunakan istilah yang berbeda untuk tingkat yang sama. Misalnya untuk sidang tingkat nasional, Golongan karya menggunakan istilah Musyawarah Nasional, PPP menggunakan istilah Muktamar sedangkan PDI lebih suka menggunakan istilah Kongres.

3) Ditinjau dari sudut orang yang bersidang

Kita kenal rapat presidium, rapat bidang, rapat inti, rapat departemen dll. Rapat presidium dihadiri oleh ketua umum, ketua-ketua bidang, sekertaris umum, dan bendahara. Rapat bidang dihadiri oleh ketua bidang dan ketua-ketua departemen yang dibawahinya.

Pihak Yang Terkait Dalam Diskusi dan Persidangan

1. Panitia

Berhasil tidaknya sebuah diskusi tergantung kecakapan dan kesiapan panitia penyelenggara yang terdiri dari Panitia Pengarah (Steering Comitee) dan Panitia Pelaksana (organizing comitee). Panitia Pengarah bertugas menyusun konsep, menentukan pembicara, moderator, notulis dll. Sedangkan Panitia Pelaksana lebih banyak bersentuhan dengan masalah teknis dan perangkat keras lainnya. Kerjasama yang baik diantara kedua panitia ini akan menentukan keberhasilan diskusi.

2. Moderator dan Pimpinan Sidang

Moderator bertugas memimpin dan mengendalikan jalannya diskusi sehingga tertib dan lancar. Dalam persidangan peran dan tugas moderator dipegang oleh pimpinan sidang, yang dipilih dari dan oleh peserta sidang. Pimpinan sidang biasanya berbetuk team yang terdiri dari beberapa orang.

Baik moderator maupun pimpinan sidang dipilih mereka memiliki jiwa kepemimpinan, berwawasan luas, bijak dan mengerti persoalan yang didiskusikan atau disidangkan. Secara rinci tugas moderator dan pimpinan sidang adalah sebagai berikut:

Tugas moderator

- Membuka diskusi.

- Menjelaskan maksud dan tujuan diskusi.

- Mempersiapkan dan menyampaikan tata tertib diskusi.

- Mengarahkan diskusi agar hidup dan bergairah.

- Mensistematisir masalah.

- Mengatur lalu lintas pembicaraan.

- Membuat kesimpulan (sementara).

- Mengumpulkan notulen dan menutup diskusi secara resmi.

Tugas pimpinan sidang

- Membuka dan menutup sidang.

- Mengemukakan masalah yang akan dibahas.

- Meminta persetujuan peserta mengenai tata tertib sidang.

- Memberi kesempatan kepada peserta untuk menge mukakan pendapatnya secara adil dan tertib.

- Menyimpulkan hasil pembicaraan dan menjelaskan kembali mengusahakan tercapainya keputusan sidang.

3. Pemrasaran dan Pembanding

Pemrasaran, pemakalah atau panelis adalah pembicara utama dalam sebuah diskusi untuk mengemukakan pendapat atau hasil penelitian tentang suatu thema tertentu yang ditetapkan panitia. Pendapat pemrasaran ini kemudian didiskusikan dan dibahas oleh peserta lain. Pembanding mempunyai tugas sama dengan pemrasaran yaitu mengemukakan pendapatnya tentang thema tertentu dari tinjauan yang berbeda dengan yang dikemukakan oleh pemrasaran. Kehadiran pembanding dalam diskusi sangat membantu peserta menelaah dan membahas persoalan secara lebih luas, mendalam dan tajam. Sebagai catatan, pembanding karena posisinya sama dengan pemrasaran, tugas utamanya bukan membahas pendapat pemrasaran tetapi tidak menutup kemungkinan untuk itu. Baik pemrasaran maupun pembanding dipilih karena keahlian dan keluasan ilmunya.

4. Pembahas

Pembahas dibedakan menjadi pembahas utama dan pembahas umum. Pembahas utama dipilih panitia mendam-pingi pemrasaran dan bertugas untuk mengemukakan ulasan, bahasan dan bantahan serta mengemukakan pendapat alternatif dari apa yang telah disampaikan oleh pemrasaran. Pembahas umum terdiri dari seluruh peserta diskusi untuk mengulas dan membahas pendapat pemra-saran. Perbedaan antara pembahas utama dengan pembahas umum sebenarnya hanya pada prioritas dan waktu yang disediakan. Istilah pemrasaran, pembanding dan pembahas hanya ada dalam diskusi, dan tidak dikenal dalam sidang.

5. Peserta

Orang-orang yang hadir dalam seminar, diskusi ataupun sidang ditentukan oleh panitia berdasarkan berbagai kriteria dan pertimbangan yang matang sesuai dengan target yang akan dicapai.

6. Notulis

Notulis bertugas membantu moderator atau pimpinan sidang mencatat pembicaraan-pembicaraan penting yang muncul dalam forum. Hasil catatan notulis disebut notulen.

Unsur Unsur Diskusi

1. Waktu

Agar diskusi dan persidangan berjalan lancar dan sukses, maka panitia dalam menentukan waktu harus mempertimbangkan hal-hal berikut:

- Memilih waktu yang memungkinkan dihadiri peserta sebanyak mungkin.

- Waktu yang disediakan disesuaikan besarnya masalah

- Tidak menggangu jadwal ibadah

- Waktu akhir sidang sudah harus dapat diperkirakan

- Disediakan waktu istirahat

- Jadwal sebaiknya diketahui oleh seluruh peserta sehingga mereka bisa menyesuaikan diri.

2. Tempat dan Ruang

Ada beberapa persyaratan agar suatu tempat bisa digunakan untuk diskusi dan sidang:

- Besarnya ruang disesuaikan dengan perkiraan jumlah peserta.

- Keamanan terjamin

- Ruangan bersih dan sehat, tersedia wc dan mushola

- Untuk sidang sebaiknya ada ruang lain terutama untuk sidang komisi.

3. Tema dan Acara

Panitia pengarah bertugas menentukan tema dan acara diskusi. Untuk tema hendaknya dipilih yang aktual, memiliki bobot polemik dan tentu saja harus yang bermanfaat. Sedangkan agenda sidang disusun oleh panitia pengarah dan dimintai persetujuannya kepada peserta sidang.

4. Perlengkapan

Berhasil tidaknya sebuah diskusi dan sidang sangat tergantung lengkap tidaknya sarana yang tersedia seperti kursi dan meja sidang, penerangan, papan tulis dan alat tulis lainnya, palu sidang, sound sistem dll.

5. Kesimpulan dan keputusan sidang

Banyak diskusi dan sidang yang hanya menjadi arena intelectual exersice, kesimpulan dan hasil sidang tidak begitu diperhatikan setelah diskusi dan sidang berakhir. Agar tidak menimbulkan masalah di belakang hari, kesimpulan diskusi dan keputusan sidang hendaknya didokumentasikan dengan baik dan rapi.

Etika Diskusi dan Sidang

Sebagai peserta diskusi dan persidangan, kita harus mematuhi aturan dan etika baik yang tertulis maupun yang tidak tertulis. Peraturan-peraturan itu meliputi hak-hak peserta, cara mengajukan pendapat, mengajukan sanggahan, tata tertib pemilihan pimpinan sidang, tata tertib pengambilan keputusan dll.

Peserta sidang biasanya dibedakan menjadi peserta penuh, peninjau dan undangan. Peserta penuh memperoleh hak bicara dan hak suara. Sedangkan peninjau dan undangan hanya memiliki hak bicara itupun dengan seijin moderator atau presidium sidang. Hak bicara adalah hak untuk mengemukakan pendapat atau membantah pendapat orang lain. Hak suara hak peserta dalam menentukan keputusan terutama ketika sidang dilakukan dengan cara votting (pemungutan suara).

Peserta hendaknya dalam mengemukakan pendapat atau menyanggah pendapat orang lain dilakukan secara bijak, tenang dan tidak emosional. Selain itu sebagai peserta harus memiliki sikap obyektif, dalam arti bersedia menerima kebenaran dari siapa pun datangnya. Seluruh pembicaraan hendaknya disampaikan melalui dan setelah mendapat ijin dari pimpinan sidang.

Penggunaan Palu Sidang

Berikut adalah aturan penggunaan palu sidang yang sudah diterima secara umum:

Satu ketukan

- Untuk mengambil keputusan sementara.

Dua ketukan

- Tanda dimulainya skorsing.

- Tanda untuk memulai kembali sidang setelah skorsing.

- Melimpahkan dan menerima palu sidang.

Tiga ketukan

- Untuk membuka persidangan secara resmi.

- Untuk menandai pengambilan keputusan akhir.

- Untuk menutup keseluruhan persidangan secara resmi.

Lebih dari tiga ketukan

- Untuk menenangkan peserta sidang yang gaduh atau terjadi keributan.

Bebarapa Istilah Dalam Diskusi Dan Sidang

1. Skorsing

Penghentian sidang untuk sementara baik untuk istirahat maupun untuk menenangkan sidang. Hal ini dilakukan jika suasana sidang tidak mungkin dilanjutkan dalam suasana yang tegang. Biasanya waktu istirahat ini dimanfaatkan oleh pihak-pihak yang bertentangan untuk melakukan lobi.

2. Lobi

Tawar menawar diantara pihak-pihak yang bertentangan, dilakukan di luar sidang atau ketika sidang sedang diskorsing.

3. Clearing

Upaya untuk menjernihkan suasana atau pendapat yang disalah pahami oleh peserta sidang yang lain. Clearing dilakukan oleh mereka yang merasa pendapatnya disalah tafsirkan.

4. Votting

Teknik memutuskan suatu persoalan dengan cara pemungutan suara.

5. PK (Peninjauan Kembali)

Peninjauan Kembali diajukan apabila ingin merubah keputusan yang sudah disahkan.

6. Interupsi

Sesuatu yang perlu disampaikan secara mendesak. Dalam hal ini interupsi dibedakan menjadi:

- Interuption Point of Information

Dilakukan untuk menyampaikan Informasi atau menambah dan melengkapi informasi dari keterangan yang sedang disampaikan oleh orang lain.

- Interuption Point of Order

Dilakukan untuk mengajukan suatu tawaran keputusan atau ketika pembicaraan seseorang dinilai menyimpang dari permasalahan yang sedang dibicarakan.

- Interuption Point Of Clearification

Dilakukan untuk menjernihkan pendapat yang disalah artikan oleh pihak lain. Interupsi ini dilakukan untuk mencegah kesalahan yang berlarut-larut.

- Interuption Point of Justification

Dilakukan untuk memberikan pertimbangan terhadap pendapat peserta lain karena dinilai apa yang disampaikannya menyinggung nama baik orang lain dan atau telah menyimpang dari agenda yang sedang dibahas.

Pimpinan sidang hendaknya mendahulukan permintaan interupsi dari peserta. Sebaliknya peserta juga harus memperoleh ijin terlebih dahulu dari pimpinan sidang sebelum mengemukakan interupsinya.

Penutup

Demikianlah beberapa hal yang harus diketahui agar sebuah diskusi berjalan lancar dan tertib. Tulisan ini sengaja diberi judul Tuntunan Diskusi dan Persidangan, bukan teknik Diskusi dan Persidangan sebagaimana yang biasa kita baca, hal ini dimaksudkan untuk mengubah kebiasaan pihak-pihak tertentu yang memperlakukan diskusi untuk mendapatkan kemenangan, bukan kebenaran. Dalam teknik Diskusi ada kecenderungan disampaikan cara - cara memperdaya pihak lain agar pendapat kita diterima. Diskusi dan sidang seharusnya dilakukan untuk mendapatkan kebenaran dan kesepakatan, bukan kemenangan. Mudah-mudahan Bermanfaat.